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物件のグレードや間取タイプ、立地条件、環境、物件の既存入居者の特徴などにより、どのような層に適しているのか、入居者層を限定したほうが良いのかといった基準が生じてきます。この基準をできるだけ明確にすることで、入居希望者が基準に適しているかを判断でき、審査がより的確に行えます。
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これには3つのポイントがあります。
1つ目が「転居の理由」です。転居動機を確認することで以前の居住状態や共同住宅で生活していけるかどうかの判断ができます。
2つ目が「身元および人柄などの確認」です。入居申込書に記載された内容から確認します。調査・確認には、住民票での確認や勤務先に照会するなどの方法があります。ただし、こうした確認は事前に不動産会社から入居希望者にその旨を説明してもらった上で行う配慮が必要です。連帯保証人の身元確認も同様です。
3つ目が「収入面の確認」です。会社員の場合、源泉徴収票により確認することになりますが、場合によっては納税証明書により収入実績を確認することになります。なお、月額収入の30％を超える家賃を支払っている入居者には滞納が多いというデータもありますので注意が必要です。
不動産会社に管理を委託していますと、上記のような入居者の情報が不動産会社から報告されることになります。
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入居の可否について意思決定したら、できるだけ早く結果を通知します。
入居可能な場合は、不動産会社と相談し、契約締結日、契約の時間・場所、必要書類などについて入居希望者に通知。連帯保証人の了承を事前に得ておくように依頼します。
入居不可の場合は、入居申込書などの取扱いに注意が必要です。速やかにお断りの文書を送付するとともに、事前に受領している書類を入居希望者のプライバシー保護のために返還することが必要です。
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